Пример изменения технологии выбытия для сокращения времени подпроцесса

mashkova
Сообщения: 131
Зарегистрирован: 19 фев 2016, 09:23

Пример изменения технологии выбытия для сокращения времени подпроцесса

Сообщение mashkova » 07 май 2019, 20:29

I. Пример изменения технологии процесса выбытия документов из БФ по причине «ветхость».
Приведу пример из практического опыта автоматизации процесса выбытия документов фонда.
Процесс предполагает работу с элементами (полями) библиографических записей, которые уже один раз введены в АБИС. На принципе однократного ввода данных строится логика изменения технологии подготовки соответствующих документов с применением групповой обработки нескольких подполей 899$v[номер акта]$o[причина выбытия(из справочника кодов)]$q[дата акта выбытия] поля в БЗ.

Последовательность операций в традиционном варианте была следующей:
1) первичный отбор документов на выбытие;
2) формирование списков к актам, вручную заполняя соответствующие графы стандартной формы в программе Excel: «№ п/п», «Инвентарный номер», «Наименование документа», «Кол-во», «Цена», «Коэф. переоценки», «Сумма»;
3) проверка правильности заполнения всех сведений и сверки с элементами библиографической записи в АБИС, исправление ошибок, особенный контроль при заполнении графы «Цена экз.»;
4) расчет коэффициента переоценки по формуле;
5) окончательное редактирование документа «Акт о выбытии»;
6) сбор подписей членов комиссии и генерального директора;
7) передача в отдел каталогизации для снятия с библиотечного учета (отметка в КСУ), в котором происходит присвоение акту номера и даты, после чего документ отправляется в бухгалтерию для снятия с бухгалтерского учёта;
8) отметка о списании в ЭК;
9) отметка о списании в инвентарных книгах, ГАК.
На подготовку списка, содержащего в среднем 300 позиций, т.е. на выполнение операций 2 и 3 тратилось не менее недели.

Проанализировав существующий технологический алгоритм, программисту была поставлена задача написать 2 скрипта:
А) обработки бибзаписей из базы данных "ЭК", в которых встречается в подполе 899$p значение идентификационного номера из списка в файле s1.txt, который формируется путем считывания штрих-кодов документов, отобранных на списание. Добавив в подполя значение «s1» - обозначение неизвестного номера акта 899$ws1$o25 и сделав выгрузку данных по выходной стандартной форме, содержащей графы «инвентарный номер», «автор» «название», «индекс ББК», «цена экземпляра».
После того как другое структурное подразделение завершит оформление акта, совершив ещё одну операцию – «направление выбытия», заполнив реквизиты документа, подтверждающие действие, присвоит действительный номер документа и дату выполняется следующий скрипт:
Б) Групповая корректировка в БЗ, содержащих в 899$ws1, значение «s1» на «5555», где 5555- действительный номер акта. Добавляется в подполе 899$q дату - значение «20180901».
В новом варианте последовательность операций стала следующей:
1) первичный отбор документов на выбытие,
2) формирование списков к актам путем сканирования их штрих-кодов (подготовка файла со списком 300 штрих-кодов заняла не более 1,5 часа);
3) автоматизированная выгрузка элементов 300 библиографических записей из АБИС в заданную выходную форму;
4) расчет коэффициента по формуле;
5) окончательное редактирование документа «Акт о выбытии»;
6) сбор подписей членов комиссии и генерального директора;
7) передача в отдел каталогизации для снятия с библиотечного учета, в котором происходит присвоение акту номера и даты, после чего документ отправляется в бухгалтерию для снятия с бухгалтерского учёта.

В результате время на выполнение самых трудоёмких операций (только 2, 3 и 8), которые отличают новую технологию, сократилось в расчете на один документ в 20 раз. Два написанных скрипта используются как шаблоны, в которых заменяются переменные для отобранной группы документов. Технология процесса выбытия эффективна и успешно внедрена в практику работы и освоена всеми участниками. Тот же принцип однократного ввода данных в АБИС используется в аналогичных подпроцессах и операциях.

Вернуться в «Школа каталогизатора»